谢秘书的办公桌上铺满了报纸、杂志和各种宣传资料。如果按部就班地边查资料边打字，一字字地敲入电脑，工作量很大而且不容易完成。正当她心急如焚地打字查资料忙活半天才整理一点成果，心里想着要熬几个通宵时，突然想到公司新买的扫描仪，她急忙启动了扫描仪，经过扫描、识别、校对、归纳、排版等一系列程序，然后谢秘书打印、整理成册，本来需要几个通宵都不一定能完成的任务一会儿就被谢秘书顺利地完成了，谢秘书感概道:“幸好有了这些办公自动化仪器和软件，让我们的工作轻松了很多。”

上述案例中谢秘书正是使用了现代化的设备，才使得工作效率大大提高。对于重要的文字性文件、书稿等，如果通过手工输入计算机，工作量一定很大，这时如果利用扫描仪等现代设备就可以很轻松地把大量的信息扫入计算机，同时还可以以文本的形式编辑保存起来，一旦需要就可以很快的查阅修改，还可以打印出文本文字，让秘书的工作量大大减少，效率也提高的很快。

二 中小企业秘书面临的机遇与挑战

 迈入新世纪的大门，随着经济全球化的发展，在市场经济一体化的情况下，中小企业迅速发展，中小企业秘书人员的需求量不断增加，对秘书的要求也更加严格。中小企业的秘书在把握时代发展带来机遇的同时，还要不断提高自身综合素质，迎接挑战。

（一）中小企业秘书面临的机遇 

目前，随着市场经济体制的建立和完善，经济的持续增长，在这个大环境下中小企业也得到了快速的发展，已经成为我国经济发展中的一支重要队伍。中小企业要求高效益、高效率，使得领导不断渴求“多功能助手”，中小企业也需要复合型的秘书人员来解决该企业多方面需求的问题。 

1。职能多样化可能带来提升能力的机会

在从事秘书工作的过程当中，中小企业秘书与大型企业的秘书相比较而言，先进的大型企业秘书人员的身份更加专业化、标准化、职能化，大企业的秘书“大多只负责重要文件的收发、公司印章之类的工作，分工比较明确”[2](p33)，而中小企业秘书则扮演着多重角色，如助手、写手、公关等角色，无论是对领导工作的协助、文章的撰写，还是对公司形象的维护与危机的处理等，都可见他们的工作内容丰富且复杂，考虑的范围更加广泛。因此，对于中小企业秘书人员的语言表达、组织协调、信息处理、人际交往等能力的要求会更加严格，这样中小企业秘书为了在企业能够得到生存与发展，就要真正掌握这些能力。来*自~优|尔^论:文+网www.youerw.com +QQ752018766*

赵娜是某房地产公司的一名秘书，该公司业务量大，需要娜娜处理的事情非常琐碎、繁杂。这天当她正在办公室为总经理起草一份文件时，电话响了，在她边听电话边做记录的时候，某银行行长来到办公室要求找总经理，不过娜娜忙着做记录，没有时间也没去接待该行长。当她做好记录放下电话的时候该行长已生气地离开了，总经理知道后非常严厉地批评了娜娜。

从这个案例中我们可以看出中小企业秘书在工作中一定要眼勤、手快、腿快、脑袋灵活，恨不得自己有三头六臂，只有让自己成为全能型的秘书才能在复杂多样的工作中八面玲珑，处理好各种突发事件。中小企业从提高效率、降低成本出发，总是希望秘书能一人多用，既要能撰写文稿，又要会处理档案；既要会使用电脑，又要懂得多方措辞；既要管好内部事务，又要擅长业务的恰谈。换句话说:中小企业的秘书要有“十八般武艺”，样样都要行，最好样样都精通。这实际上就是要求中小企业秘书是一个复合型的综合能力较高的人才。现在，只有同时兼具几种才能的秘书，才能在中小企业享受优厚的待遇。