第二即上级机关文件材料的整理工作。反映本单位的通知、批复、处分等文件都要整理到本校的校史陈列室当中去，并进行相应的立卷和归档。

此外，其他单位与本单位有工作联系而形成的重要文件材料也应进行整理、归档。

其实，所谓拟写整理资料工作就是编制、归纳好教学文书和档案的立卷归档工作，如不同学期的必修课和非升学课程的设置、教学进度、教学任务、教师考勤等，总之与本单位教学活动有关的材料，都要认真、仔细编制、整理和保管