其实在秘书活动的诸多对象当中,最根本的对象还是领导活动。其实只要仔细观察我们并不难发现,虽然表面上看秘书的工作主要是处理文件、勤杂事务以及接待来宾等等,但是透过现象看本质,秘书的各项工作其实都是围绕着领导的活动而产生的,是直接对领导负责的。论文网
各种社会实践调查也能够证明秘书人员建立良好的人际关系对其自身的日常工作的开展是有很大的辅助作用的。特别是如果和领导者之间达成一种和谐友好的工作关系,并且能够感觉到别人对于自己的信赖,对于秘书来说是非常能够激发自身的工作热情的。
到目前为止,对于“公司秘书的人际关系分析”这个问题,人们主要从“秘书人际交往的特点及基本原则”、“秘书人员与领导的相处艺术”、“秘书与同事关系的处理方法”等等这些方面来进行论述。本文主要是从秘书和秘书活动、秘书人际关系构成、重要性和注意点这几个方面来谈。
二 公司秘书的人际关系构成
在专业领域的划分里面秘书是可以划分为文字秘书和事务秘书的。但是由于秘书这一工作的特殊性,在日常的工作中秘书人员所面临的往往是文字工作和事务性工作分不了家这一情况。秘书的日常工作其实都是多样且琐碎的,秘书工作的多样性决定了其在日常工作中多样的人际关系构成。根据调查了解我们可能不难发现,在平常常见的大公司里,秘书的人数决定了在平时的工作当中对于职能上的划分可能相对比较明确,其中更不乏领导的专职秘书这样的存在。但是在更多的中小型企业当中公司各个部门的构成以及相对而言不够明确的工作范围划分在一定程度上对于公司职员的人数以及规模有了一定的限制。
而且“中小型企业”这样的一个公司定位使得一名秘书需要处理更多复杂且又更具综合性的工作,但正也是因为这样子的一种工作模式使得他们在日常工作中不光需要起草各类文件完成一些勤杂类的事务,更需要也是必须要接触更多的人。所以说中小型企业的秘书人员在人际关系的构成上可能更为多样。作为一名合格的秘书人员在兼顾各项事务性工作的同时处理好与各方面以及各种类型的人群的关系也是秘书自身能力和价值的体现。
秘书的人际关系网看起来很复杂,但是具体分析下来无外乎三大类。
(一) 秘书与领导者关系
对于一名普通的秘书人员来说领导者不是唯一的,其范围也是可以很广泛的。所谓领导者不但可以是你直接受命的公司上层,也可以是间接服务的领导者甚至于其他部门的领导者。而且在一些大的企业或者政府机构当中会有独立的秘书部门,这些秘书部门的秘书长或办公室主任等等职位的都可以看作是秘书人员的领导者。与此同时,秘书人员是直接为本级领导者提供工作上的协助的,所以,秘书人员与本级领导者的关系是秘书关系的核心。当然了,秘书与领导者的关系是比较复杂的,因为有的时候秘书不是单单面对着一个领导者,他有可能面对的是一整个管理阶层。人们常说人多力量大,但是人多的时候也很容易在同一件事务上出现意见的分歧,在这样的情况下处理并且平衡好各方面关系对于秘书人员来说还是具有一定考验的。
“从哲学的角度来说,秘书和领导者之间是存在着辩证关系的,从工作的层面上来说,秘书和领导者之间是相互连接,相互依存的” [3](P73)。领导者需要秘书人员处理一些繁杂的日常琐事,在必要的时候代替自己发声。相反的,秘书人员则需要领导者为其日常工作的正常开展提供权威的保障。