（一）采集信息并制定方案

    企业秘书人员当得知有接待工作时，必须在客户抵达前做好相关接待安排，并及时与客户接洽。了解具体的到访人员名单、到访人数、到访时间和地点；询问来宾是否需要用车、住宿或者其他要求；根据来访的时间或来访人员的需要，恰当地安排客人住行、餐饮等的先后顺序。在了解了到访人员的基本信息后，确认双方的洽谈事项。接着就是做好文本准备工作，拟定相关方案或计划，确保无误后交与上级审核，保证工作的及时落实。 

   （二）安排接待、住宿和就餐

首先，准确把握客人抵达时间，提前通知企业里的相关单位以及所有迎接人员。不同的客人按照不一样的体例接待。对于大批量来宾的接待，可事前准备显眼的独特的标识，让客人从远处就可以看见以便及时找到接待人员；对于第一次到访且不认识的来宾，接待人员应主动向他人询问并作自我介绍；而对已有接触且较熟识的客人，就简单自我介绍，主动向前握手相互问候。另外，在接待十分重要的来宾时，可以适时献上鲜花，以表示主客方对此次洽谈的重视。并且，大多数情况下，接待规格一般都遵照身份相称的原则，即主客方与宾客身份相称。如果有特殊情况发生，本应前往的企业高层接待人员不能到达，去进行迎接的秘书人员应向客人作出真实且合适的解释。

其次，根据来访人员是长途还是短途，安排其休息或是直接参加会谈。由于企业的商谈项目大多是宽领域、大范围，合作项目相对于其他行业来说较复杂，花费的时间也较多。因此，当需要安排住宿时，在对方到达住宿地点后，秘书接待人员要主动帮来客提拎行李去房间。然后，接待人员大致地讲解一些关于房间内设施的使用方法，并主动留下自己的联系电话，以便来宾遇到问题时能够及时得到帮助。

最后，关于餐饮的安排。企业的行政办公室秘书人员可联系相关部门，请求业务员工或某场部员工共同进行，接着做一些示范。之后，由接待人员陪同来访人员就餐，并按照来客的饮食习惯放置酒水和餐食。就餐过程中，秘书接待人员可以适当的发挥自己的才能，在饭桌上提及一些有趣而不失礼节的话题，营造一个轻松愉快的氛围，以便双方交流合作。

   （三）组织实施项目活动

经过上述的接待步骤，彼此都有了基本了解，秘书接待人员可安排合作双方转到谈判阶段。接待人员在带领来宾会见企业领导之前，必须先与企业领导协调好工作日程，然后再确认会见的时间、地点。会面时，接待人员先作双方介绍，然后解说一下来客的主要洽谈事项。秘书人员根据企业开展工作的实际情况以及有关部门相关的工作标准，就来访人员提出的合作事项内容做好相关记录。根据合作事项的具体内容，接待人员在来访人员和企业之间统计收集双方的意见，进行整理、校对、定稿、印刷。经双方查看、确认同意后用文案交与双方进行签字盖章。关于签字，尤其是在涉及国家政府或企业之间就经济、政治等领域内的重大问题达成协议时，一般需要举办较隆重、正式的签字仪式。因此，接待人员需考虑以下三方面的接待问题。首先要安置好签字厅，并做好相关仪式的准备工作，不可草率行事。接着，秘书接待人员要确认好签字和到场参加签字仪式的人员。最后，要安排好双方签字人的位置，协助签字的人员要帮助熟悉文本，指明签字的地方。

   （四）送别

当会面基本结束后，企业接待人员在送客时需热情挽留。一般来说，不管主客双方会晤的具体时间的长度有无约定，客人的告别均须由对方提出。如果到码头、车站、机场送客，接待人员应事先为来客购好船票、车票、机票。若要准备礼物，礼物既不能太轻又不能太重。